A la hora de redactar una carta de comunicación para una empresa, es imperativo conocer los requisitos formales que debe cumplir esta carta.
En esta publicación sobre cómo realizar una carta dirigida a una empresa, te presentamos ejemplos de cartas de comunicación en la empresa.
Conocer estos requisitos y aplicar los consejos que vamos a darte te ayudará a comunicarte con brevedad, de forma concisa y correcta con la empresa que desees.
Contenido de la página
¿Cómo hacer una carta de comunicación a la empresa?
Requisitos a cumplir por una carta digirida a una empresa_
Economía del lenguaje
Te permite respetar tu propio tiempo y el tiempo de la persona con la que te estás comunicando. Esto hace que al leer tu carta
- Evitar ambigüedades. Intenta exponer y explicar lo que quieres comunicar de forma clara. Ve directamente al asunto que te ocupa.
Tratamiento de cortesía
- Podemos utilizar el tú a tú solo en los casos en los que tengamos confianza con la persona a la que nos dirigimos.
- Debemos utilizar el trato de usted y adaptar el tono de nuestra carta según el grado de confianza que tenemos con esta persona a la que nos dirigimos.
Tonalidad de la carta
Todo depende de si esta carta parte de una comunicación inicial (llamada, correo, conversación…) o si el contacto es cero.
El lenguaje no debe ser forzado, pero si elegante y correcto.
Recuerda: debe primar la espontaneidad.
No es lo mismo el lenguaje profesional o formal que el lenguaje rebuscado y excesivamente «arcaico».
En el mundo jurídico pecamos de frases rebuscadas con un vocabulario «excelsior».
Las partes de una carta de comunicación a la empresa
La carta que dirijas a la empresa debe contener las siguientes partes esenciales:
- Encabezamiento.
- Cuerpo.
- Cierre.
Dentro de estas partes nos vamos a encontrar con los siguientes datos:
- Membrete: contiene el nombre y apellidos (o razón social), domicilio, correo electrónico o postal y teléfono.
- Destinatario: contiene el nombre y apellidos o la razón social de la entidad / persona a la que estamos enviando la carta.
Cuándo dirigimos la carta a una persona determinada y que forma parte de una empresa, debemos poner primero la razón social de la empresa.
Luego de esto, ponemos los datos de la persona a la que nos dirigimos.
- Referencias: nuestra referencia va a permitir a la empresa llevar un registro de la correspondencia que recibe. Esta referencia que proporciones se va a citar cuando te contesten. Las referencias permiten localizar fácilmente documentos como tu carta.
- Asunto: igual que en el correo electrónico. El asunto describe de forma muy breve el contenido de la carta.
- Saludo:
Normalmente, cuando redactamos un correo en formato carta para una entidad o persona de relevancia, tendemos a buscar un saludo muy formal. Ejemplos de ello son: muy señor mío, muy señora mía, estimados/as señores/as, …
A día de hoy estas fórmulas están perdiendo relevancia y se tiende a poner en los escritos unos saludos más relajados de formalismo. Todo depende de tus valores, de lo que descubras de esta empresa al investigar su forma de comunicarse y sus propios valores.
Si nos escribes a iurisfacil.com, puedes ponernos un hola 😉
- Despedida: lo ideal es utilizar una frase corta. Un par de ejemplos son: atentamente, un cordial saludo.
Otras formas de despedida son: quedo a la espera de su contestación, le saludo atentamente, reciban un cordial saludo…
- La firma y la antefirma.
La firma es el apartado en el que indicamos nuestro nombre y apellidos, o simplemente estampamos nuestra firma manual o nuestra firma digital.
En el caso de la antefirma, esta es el apartado que contiene el nombre de la empresa de la que formamos parte.
Parte técnica a la hora de escribir una carta dirigida a una empresa: márgenes, tamaños de letra…
Tipos de letra
La mejor opción es utilizar un tipo de letra serio y sencillo.
Además, es importante mantener un tamaño normal que utilizaremos durante todo el texto.
Márgenes
Teniendo en cuenta todo lo anterior, es posible que si no organizamos bien la estructura de nuestra carta, chafemos todo el empeño que pusimos en su redacción.
Es crucial que pongamos márgenes en el caso de ser un texto en PDF o Word. Sería ideal un margen izquierdo de 3 a 4 cm y un margen derecho de 2 cm.
Igualmente, debemos prestar atención al margen inferior. Unos dos centímetros están bien. En el caso del margen superior, unos dos o tres centímetros (si tiene membrete) son lo ideal.
Por otro lado, el contenido de la carta debe estar bien centrado. El esquema de nuestra carta debe ser visible.
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